O fechamento de caixa é uma tarefa que envolve atenção e cuidado na conferência de valores e na checagem das operações realizadas. Parece muito simples, mas costuma gerar dúvidas tanto para os operadores quanto para os empreendedores. Saiba como fazer o fechamento de caixa corretamente para que o saldo de entradas e saídas apresente os valores corretos.
É importante que o operador de caixa siga os procedimentos estipulados pela empresa para evitar problemas no fechamento de caixa, evitando erros comuns no decorrer do dia e que podem prejudicar os cálculos para a relação exata dos saldos das movimentações.
Muitas empresas, principalmente os lojistas, possuem mais de um turno no caixa, e precisa a cada dia verificar a exatidão das informações para ter um controle mais preciso.
Muitos sistemas de PDV (ponto de venda), possuem apenas o fechamento do próprio caixa em operação, não oferecendo informações mais detalhadas ao gestor / empreendedor, que precisa lançar mão de planilhas para controle.
Quando o gestor / empreendedor conhece do assunto fica fácil, mas e quando não?
É por isso que criamos uma planilha gratuita para auxiliar os gestores e empreendedores a controlarem o caixa de suas lojas.
Os 4 passos da rotina para o fechamento de caixa
Se a sua empresa tem mais de um operador de caixa, é muito importante que cada um deles deixe o “caixa zerado” para o colega que assume o próximo turno. Portanto, a rotina que leva ao fechamento de caixa deve seguir estes 4 passos:
1. Abertura do caixa
Ao fazer a abertura do caixa, dê entrada no valor inicial de reserva, também conhecido como fundo de troco ou valor de encaixe. Trata-se de uma pequena quantia contendo cédulas e moedas, que ficará a disposição do operador tanto para dar troco, quanto para o pagamento de pequenas despesas no decorrer do período.
2. Registre as entradas e saídas do caixa
Além de registrar o valor de reserva (fundo de troco), registre todas as demais entradas e saídas que forem ocorrendo ao longo do dia.Se estiver no controle manual do caixa, anote cada operação, confira e junte os comprovantes para fazer o fechamento de caixa mais tarde.Se estiver utilizando um software de gestão, lance cada ação no sistema, confira os dados e guarde os documentos que comprovem a rotina.
O sistema fará todos os cálculos automaticamente no fechamento de caixa.Certamente o seu estabelecimento também adota a sangria de caixa por questões de segurança. Assim, toda vez que fizer a transferência de valores do caixa para um local mais seguro como cofre, depósito bancário ou entrega de malotes ao carro forte, anote o valor e os documentos que estiver enviando.
Da mesma forma, anote ou lance no sistema todas as vezes que for preciso fazer o reforço de caixa, também conhecido como suprimento de troco.
Para facilitar a conferencia e o fechamento de caixa no final do expediente, vale a pena utilizar a tática de separar os documentos por tipo, usando um clip, por exemplo.
Você pode separar as transações da seguinte forma:
- Comprovantes de venda com cartão de débito;
- Comprovantes de venda com cartão de crédito;
- Cheques à vista;
- Cheques pré-datados;
- Tickets (quando sua empresa aceitar)
Lembre-se de separar as transações com cartão de crédito ou débito por bandeira também, já que a contabilidade da empresa considera estes dados no Livro Caixa e em outros controles.
Se você já usa um software de gestão, o sistema fará esta separação por bandeira automaticamente no relatório de fechamento de caixa e ficará mais fácil e rápido checar as transações.
3. Conferência de valores do caixa
Para fazer o fechamento de caixa corretamente é importante que você conte os valores separados por tipo de movimentação, desta forma:
- Dinheiro (moedas e notas);
- Cheques (à vista e pré-datados);
- Cartões de crédito e débito;
- Tickets (se a sua empresa aceita esta forma de pagamento);
- Pagamentos de despesas diversas;
- Vales para funcionários.
Durante esta contagem de valores podem surgir divergências causadas por diversos motivos, como troco errado, sangrias que não foram registradas, troca de mercadorias sem que se tenha dado baixa ou até a falta de registro de alguma transação.
Para diminuir a chance de ocorrer divergências é importante que você providencie o fechamento de caixa todo final de expediente ou sempre que houver troca de operador de caixa.
Isto evita que o operador esqueça o que foi feito no seu turno ou no dia anterior, tornando mais difícil o trabalho de recuperação de dados ou entendimento do que ocorreu de fato.
4. Concluindo o fechamento de caixa
Para concluir o fechamento de caixa, some todas as entradas (incluindo o fundo de troco) e diminua do total de saídas. O saldo das operações realizadas desde a abertura do caixa deve ser igual aos valores somados no item 3.
Lembrando que o fechamento de caixa pode ser feito no final do expediente (fechamento total) ou sempre que houver a troca de operador (fechamento parcial).
Como a planilha faz o controle do caixa
A planilha que criamos permite que você entre o resumo do fechamento de cada caixa, tanto se você possui um sistema que isso ou mesmo se for um controle manual.
Após digitar os dados, a planilha vai informar se há algum valor sobrando ou faltando no caixa para que você possa encontrar e corrigir.
Também terá uma previsão de vendas para o mês considerando as receitas até o último dia de vendas.
As taxas pagas às operadoras de cartão serão consideradas e você saberá a receita liquida do dia e do mês.
Quantos clientes passaram pela loja?
Quanto compraram em média?
Usando a planilha você saberá isso e muito mais. Assim fica fácil até para você fazer uma campanha para os seus vendedores de meta de vendas ou de média de vendas por cliente.
E você, tem conseguido fazer o fechamento de caixa com facilidade e exatidão no seu estabelecimento?
Comente conosco as suas dúvidas e experiências!
